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Informativa sul trattamento dei dati personali
ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE 2016/679 (“GDPR”)
in relazione alle segnalazioni “Whistleblowing”
Con la presente informativa si intende illustrare come sono trattati i dati raccolti e quali sono i diritti riconosciuti all’interessato ai sensi del Regolamento UE 2016/679, in relazione alle segnalazioni “Whistleblowing”.
1. Titolare del trattamento e Responsabile del trattamento
Titolare del trattamento dei dati personali è la Società per la quale viene effettuata la segnalazione. Responsabile del trattamento è la Società Programma Azienda Srl di Milano, soggetto delegato per la gestione della piattaforma elettronica di segnalazione.
2. Tipologia di dati personali
La ricezione e la gestione delle segnalazioni dà luogo a trattamenti dei seguenti dati personali relativi al Segnalante (nel caso di Segnalazioni non anonime), al Segnalato, ad eventuali Persone coinvolte o menzionate nella Segnalazione e al Facilitatore, come definiti dalla Procedura Whistleblowing della Società Titolare del trattamento (di seguito “Interessati”):
a. dati anagrafici (ad esempio, nome, cognome, luogo e data di nascita);
b. dati di contatto (ad esempio, indirizzo e-mail, numero di telefono, recapito postale);
c. dati di natura professionale (ad esempio, livello gerarchico, area aziendale di appartenenza, ruolo aziendale, tipo di rapporto intrattenuto con il Titolare o altri soggetti terzi, professione);
d. condotte illeciti attribuite al Segnalato come definite dal D.lgs. 24/2023;
e. immagini fotografiche e/o riprese video inerenti all’Interessato;
f. categorie particolari di dati di cui all’art. 9) del GDPR, qualora inserite nella segnalazione;
g. dati relativi a condanne penali e reati di cui dall’art. 10) del GDPR, qualora inserite nella segnalazione.
3. Finalità del trattamento dati
I trattamenti saranno effettuati per la gestione del procedimento di Whistleblowing in conformità alla vigente normativa, procedere alla verifica della fondatezza del fatto segnalato, all’adozione dei provvedimenti conseguenti, alla tutela in giudizio di un diritto ed alla risposta ad un’eventuale richiesta dell’Autorità giudiziaria. In particolare, i dati sono trattati per svolgere le necessarie attività istruttorie volte a verificare la fondatezza di quanto segnalato, nonché, se del caso, adottare adeguate misure correttive e intraprendere le opportune azioni disciplinari e/o giudiziarie nei confronti dei responsabili delle condotte illecite. I dati da Lei direttamente forniti sono trattati dal Titolare per le seguenti finalità:
a. gestione della Segnalazione effettuata ai sensi del D.lgs. n. 24/2023 e della Direttiva Europea sul Whistleblowing (2019/1937);
b. adempimento di obblighi previsti dalla legge o dalla normativa comunitaria;
c. difesa o accertamento di un proprio diritto in contenziosi civili, amministrativi o penali.
L’Interessato è pregato di fornire soltanto i dati necessari a descrivere i fatti oggetto della Segnalazione senza comunicare dati personali ridondanti ed ulteriori a quelli necessari rispetto alle finalità sopra indicate. Nel caso siano forniti, tali dati non saranno utilizzati.
4. Base giuridica del trattamento
Il trattamento dei dati personali ha le seguenti basi giuridiche:
a. l’obbligo di legge a cui è soggetto il Titolare del trattamento ai sensi del D.Lgs. n. 24/2023 e della Direttiva Europea sul Whistleblowing (2019/1937), per le finalità precisate alla lettera a) e b) del punto precedente (art. 6, par. 1, lett. c, GDPR; art. 9, par. 2, lett. b, GDPR; tenuto conto di quanto previsto dall’art. 10 GDPR e dall’art. 2-octies, par. 1, D.lgs. 196/2003, le disposizioni del D.lgs. n. 24/2023);
b. il consenso dell’interessato, per la finalità precisata alla lettera a) del punto precedente e con specifico riferimento alle attività di comunicazione dell’identità del Segnalante a soggetti diversi da quelli preposti alla gestione del canale di segnalazione e di conservazione della registrazione delle dichiarazioni del segnalante (art. 6, lett. a, GDPR);
c. le legittime esigenze di difesa del Titolare nell’ambito di procedimenti giudiziari, per la finalità precisata alla lettera c) del punto precedente, (art. 6, lett. f, GDPR; art. 9, lett. f, GDPR; in forza delle previsioni dell’art. 10 GDPR, l’art. 2-octies, par. 3, lett. e, D.lgs. n. 196/2003).
5. Natura del conferimento dei dati
Il conferimento dei dati del segnalante è obbligatorio nella “segnalazione nominativa”. Un eventuale rifiuto del conferimento dei dati nella “segnalazione nominativa” comporta l’impossibilità per il Titolare di dar seguito alla segnalazione avanzata. Il conferimento dei dati del segnalante è facoltativo nella “segnalazione anonima”. Nel caso in cui il segnalante volesse comunque procedere con segnalazione anonima, questa verrà presa in considerazione esclusivamente laddove adeguatamente circostanziata, resa con dovizia di particolari e dunque in grado di far emergere fatti e situazioni relazionandoli a contesti determinati. Si precisa che l’identità del segnalante non verrà comunque rivelata, salvo in casi previsti dal D.lgs. 24/2023 e dalle Linee Guida ANAC. In tal caso, qualora la conoscenza dell’identità del segnalante fosse necessaria, verrà domandato al Segnalante se intenda rilasciare un apposito, libero consenso ai fini della rivelazione della propria identità.
6. Modalità di trattamento
I dati personali saranno trattati manualmente e/o attraverso strumenti automatizzati informatici e telematici con logiche correlate alle finalità sopraindicate e, comunque, in modo da garantirne la sicurezza e la riservatezza. In particolare, i dati personali sono raccolti tramite i seguenti canali: - piattaforma on line “Whistleblowing” resa disponibile dal Titolare e gestita dal soggetto delegato Programma Azienda Srl di Milano tramite Hosting di Netsons Srl di Pescara; - casella vocale resa disponibile dal Titolare e gestita dal soggetto delegato Programma Azienda Srl di Milano. Il Titolare attua idonee misure per garantire che i dati forniti vengano trattati in modo adeguato e conforme alle finalità per cui vengono gestiti. In particolare la piattaforma on line impiega idonee misure di sicurezza (crittografia dei file), organizzative, tecniche e fisiche, per tutelare le informazioni dall’alterazione, dalla distruzione, dalla perdita, dal furto o dall’utilizzo improprio o illegittimo. Il sistema di gestione delle Segnalazioni garantisce, in ogni fase, la riservatezza dell’identità del Segnalante, delle Persone coinvolte e/o comunque menzionate nella Segnalazione, del contenuto della Segnalazione e della relativa documentazione, fatto salvo quanto previsto dall’art. 12 del d.lgs. n. 24/2023.
7. Comunicazione e diffusione
I suoi dati personali e quelli delle persone indicate come possibili responsabili delle condotte illecite, nonché delle persone a vario titolo coinvolte nelle vicende segnalate, non saranno oggetto di diffusione. Se necessario, su loro richiesta, possono essere comunicati:
- all’Autorità Giudiziaria,
- all’ANAC, Autorità Nazionale Anticorruzione.
Tali soggetti sono Titolari autonomi del trattamento. Nell’ambito dei procedimenti penali eventualmente istaurati, l’identità del segnalante sarà coperta da segreto nei modi e nei limiti previsti dall’art. 329 c.p.p.. Nell’ambito dei procedimenti disciplinari, l’identità del segnalante non sarà rivelata in tutti i casi in cui la contestazione dell’addebito disciplinare si fondi su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti alla stessa, mentre potrà essere rivelata laddove concorrano, insieme, tre presupposti, ovverosia che:
a. la contestazione si fondi, in tutto o in parte, sulla segnalazione,
b. la conoscenza dell’identità del segnalante sia indispensabile per la difesa dell’incolpato,
c. il segnalante abbia espresso un apposito consenso alla rivelazione della propria identità.
Ove necessario il Titolare potrebbe comunicare i suoi Dati Personali a fornitori, i quali agiscono in qualità di responsabili del trattamento, ai sensi dell’art. 28 del GDPR, inclusa la società che fornisce il software applicativo del Portale e i relativi servizi di manutenzione.
8. Trasferimento dei dati
I dati saranno trattati in Italia; non saranno diffusi né trasferiti in paesi extra UE.
9. Conservazione e cancellazione
L’Organismo deputato alla ricezione delle segnalazioni effettua un’attività istruttoria preliminare della segnalazione. Se a seguito dell’attività svolta ravvisa elementi di manifesta infondatezza ne dispone l’archiviazione. Nel caso, invece, ravvisi estremi di fondatezza della segnalazione, trasmette la stessa, priva dei dati del segnalante, agli organi preposti interni o esterni, ognuno secondo le proprie competenze. L’archiviazione di tutti i dati personali è affidata all’Organismo deputato alla ricezione delle segnalazioni. I dati personali vengono conservati per un periodo:
- di 5 anni dalla raccolta, in caso di archiviazione;
- di 5 anni dalla definizione dei procedimenti avviati dagli uffici o dagli Enti destinatari della segnalazione, negli altri casi.
Nel caso di contenzioso giudiziale, i Dati Personali saranno conservati per tutta la durata dello stesso, fino all’esaurimento dei termini di esperibilità delle azioni di impugnazione.
10. Diritti dell’interessato
Laddove si trovi nella posizione di interessato al trattamento, ai sensi del Regolamento UE 2016/679, ha facoltà di esercitare i diritti di cui agli articoli da 15 a 22 del Regolamento UE 2016/679. In particolare, in qualità di interessato ha il diritto di chiedere al Titolare del trattamento di accedere ai dati personali che La riguardano, di chiedere la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento o di opporsi al loro trattamento, oltre al diritto alla portabilità dei dati. Infine, l’interessato ha il diritto di proporre reclamo a un’autorità di controllo. Per l’esercizio dei citati diritti o la richiesta di ulteriori informazioni inerenti al trattamento e la comunicazione di dati personali forniti direttamente o altrimenti acquisiti, potrà contattare il Titolare del trattamento presso la sua sede. I diritti dell’interessato potranno essere limitati ai sensi dell’art. 2-undecies, comma 1, lett. f) del D.Lgs. 196/2003, qualora dall’esercizio degli stessi possa derivare un pregiudizio concreto ed effettivo alla riservatezza dell'identità della persona che segnala violazioni. In tali casi, i diritti potranno essere esercitati tramite l’Autorità garante per la protezione dei dati personali con le modalità di cui all'articolo 160 del D.Lgs. 196/2003.